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商會議一般多在國(境)外舉辦，旨在通過招商會議的形式，吸引世界跨國公司、大財團到國內(nèi)投資。因而在國(境)外舉辦的招商會議，具有時間長、空間跨度大、語言差別大等特點。一個成功的招商會議，與招商會組織者在會議籌備階段、召開階段和會后跟進階段大量細(xì)致、繁雜、辛勤的工作是息息相關(guān)的，"臺上一場戲，臺下千日功"。其中首要的步驟就是會議的籌備階段。

活動策劃之招商會議

招商會議籌劃方案作為會議組織的綱要

主要圍繞如下三個環(huán)節(jié)進行：

策劃方案1

1．確定會議目的、名稱、規(guī)模

招商會議由于有其獨特的個性，因而不論以何種方式進行，其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，跨國公司、大財團的投資動態(tài)，以及世界經(jīng)濟發(fā)展的趨勢，各國對外資本輸出的流量等，來分析和選擇舉辦招商會的所在國家，再根據(jù)邀請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的形式及規(guī)模。

策劃方案2

2．確定會議時間、會場，邀請客商

招商會議時間的確定，除需考慮到會前準(zhǔn)備時間外，還要與會場的準(zhǔn)備，我方人員出入境手續(xù)的辦理，國(境)外賓客的邀請，當(dāng)?shù)貐f(xié)作機構(gòu)和新聞機構(gòu)的聯(lián)系等情況作通盤考慮。

與會議時間相關(guān)的會期安排，要根據(jù)緊湊、連續(xù)的原則進行，并制訂詳細(xì)的計劃安排表，既要嚴(yán)格控制會議時間，力求高效，又必須使招商會議時間安排合理，讓組織者有充足時間介紹情況，參會客商有充裕時間提問、洽談和進行投資探討，達(dá)到預(yù)期目的。

招商會議地點(即會場)的選擇，應(yīng)依據(jù)會議的目的、規(guī)模及國(境)外合作機構(gòu)的協(xié)助來確定。會場座位通常以略多于到會人數(shù)為好。如果會場太小，人員擁擠，影響會場秩序；會場過大，則顯得稀稀拉拉，沖淡會議氣氛，兩者都會影響會議效果。

同時，在確定會議時間、會期及會議地點時，還要綜合考慮人的心理素質(zhì)、人體生理活動、周圍環(huán)境影響這三種因素。一般來說，會期安排在上午8～11時，下午2:30～5時，會場地點選擇在金融、工商界活動較為集中、交通便利、停車方便的地域為宜。

與會對象，需圍繞本次招商會的目的來確定。除我方各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和招商人員外，邀請的客商應(yīng)包括當(dāng)?shù)卣獑T，工商界知名人士，有關(guān)財團、公司或各商界組織負(fù)責(zé)人及其代表，新聞界人士，協(xié)辦組織有關(guān)人員等，并邀請我國駐外使、領(lǐng)館人員參會。

策劃方案3

3．編制會議費用預(yù)算

通過編制會議費用預(yù)算，對于所需的總費用有一個大致的估算，并可有計劃地分配會議的各項費用，防止超支和浪費。招商會議的費用通常包括場地租金、設(shè)計費用、工作人員費用、聯(lián)絡(luò)及交際費用、差旅費、住宿費、宣傳費用、器材租金、運輸和保險費用等，要根據(jù)會議所要達(dá)到的效果來考慮這些費用的標(biāo)準(zhǔn)。

籌劃方案形成并取得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，下一步工作是盡快形成強有力的招商會務(wù)班子，以便形成具體細(xì)致的工作方案，分工協(xié)作予以實施。

會務(wù)工作小組

會務(wù)工作小組的職責(zé)，主要是為會議提供會員服務(wù)，負(fù)責(zé)策劃、制訂和落實方案，起到上傳下達(dá)的樞紐作用。包括確定開會時間、地點、中心內(nèi)容、人員，聯(lián)絡(luò)國(境)外合作單位，邀請客商和與會賓客及相關(guān)機構(gòu)，組織和編制會務(wù)資料、招商項目資料，宣傳簽約項目，組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發(fā)布等多項工作。

會務(wù)工作小組的組建，應(yīng)由主管、帶隊領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排，并以有相關(guān)經(jīng)驗的人員負(fù)責(zé)常務(wù)工作，配置大會現(xiàn)場譯員，通過詳細(xì)分工，明確職責(zé)范圍和工作標(biāo)準(zhǔn)，保證各成員富有成效地開展工作。

會議的主持人，作為會議的靈魂人物，必須在會議召開過程中，起到"起""承""轉(zhuǎn)""合"的作用，因而必須對招商業(yè)務(wù)有足夠的了解，具有較強的語言表達(dá)能力、思辨能力、組織駕馭能力以及良好的修養(yǎng)和禮儀知識，故通常應(yīng)由招商部門負(fù)責(zé)人或骨干，或由公關(guān)部門素質(zhì)較高的專門人員擔(dān)任。在選擇會議接待人員時，要求儀表端莊，善于交際，并應(yīng)根據(jù)會議所在地的具體情況對外語的語種、熟練程度提出一定的要求，同時需加強以下四個方面的訓(xùn)練:

(1)有關(guān)會議中心內(nèi)容、展示內(nèi)容的基本專業(yè)知識。

(2)公關(guān)方面的常識，接待和禮儀方面的訓(xùn)練。

(3)會議當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗習(xí)慣和概況的了解。

(4)各自的職責(zé)和對種種可能發(fā)生的突發(fā)性事件的處理程序和準(zhǔn)則等。

宣傳、推廣

為便會議達(dá)到最佳效果，取得圓滿成功，應(yīng)針對會議對象的不同特點，通過不同的傳播媒體做廣泛宣傳和推廣。

1．傳播媒體的選擇

考慮到招商會議面對的對象主要是當(dāng)?shù)卣?、工商企業(yè)界人士、新聞界人士，層次較高，招商信息較為專業(yè)化，同時又具有較強的時效性，故選擇對當(dāng)?shù)毓ど虒崢I(yè)界有影響力的報紙作為傳播媒體較為理想。同時，可在招商會議舉辦的前幾天，在當(dāng)?shù)厥章牸笆找暵瘦^高的電臺、電視臺進行廣告宣傳，加強轟動效應(yīng)。

2．招商會議宣傳稿的利發(fā)

通過選定的傳播媒體利發(fā)會議的宣傳稿，通常以開會日期前兩星期左右為宜，以便與會者從容做好日程安排及材料的準(zhǔn)備。同時在會議召開前一天，在報刊登載本次活動的專訪新聞，加強宣傳效果。

會議宣傳稿的內(nèi)容，除對本地區(qū)及本次會議作簡略介紹外，一般還應(yīng)在相關(guān)范圍內(nèi)發(fā)出會議邀請并附回執(zhí)，說明聯(lián)系電話、聯(lián)系人等。

邀請函

為保證重點、表達(dá)誠意，達(dá)到既定目標(biāo)，還應(yīng)有目的、有選擇地向有關(guān)單位或人士發(fā)出邀請函。

(1)向當(dāng)?shù)卣?、民間知名人士發(fā)出邀請函。

(2)向當(dāng)?shù)毓ど虒崢I(yè)界領(lǐng)袖、各商會組織負(fù)責(zé)人士發(fā)出邀請函。

(3)向當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)企業(yè)負(fù)責(zé)人或投資籌劃人發(fā)出邀請函。

(4)向當(dāng)?shù)赜杏绊懥Φ膱罂?、電臺、電視臺記者發(fā)出邀請函。

(5)向本國駐當(dāng)?shù)厥埂㈩I(lǐng)館大使、領(lǐng)事或商務(wù)參贊發(fā)出邀請函。

邀請函的發(fā)出，可利用傳真或郵寄的方式，必要時可隨函附上宣傳介紹材料和招商項目簡介。

準(zhǔn)備會議資料

1.體現(xiàn)會議議題的主要文件

包括領(lǐng)導(dǎo)的重要發(fā)言，招商項目目錄，統(tǒng)計資料，新聞發(fā)布稿等。

2.為議題服務(wù)的輔助材科

包括開幕詞，閉幕詞，有關(guān)方面賀電稿，已投資設(shè)廠的外商經(jīng)驗交流資料等。

3．與會務(wù)工作相關(guān)的附件資料

包括大會議程表，會議工作領(lǐng)導(dǎo)小組名單，主席臺人員名單，賓客名單，賓客席座位安排名單，當(dāng)?shù)丶八趪ど虡I(yè)概況資料，會議接待安排，會場布置方案，入場憑證，會議須知等。

準(zhǔn)備招商資料

招商項目資料可在上年度資料的基礎(chǔ)上，經(jīng)過重新核準(zhǔn)挑選，加上當(dāng)年新增項目，結(jié)合各招商單位上報的資料，予以匯編付印。

招商宣傳資料包括宣傳和介紹本地區(qū)政策、法規(guī)、條例、投資環(huán)境、投資程序的宣傳冊子、幻燈片、投影片、錄像帶、光碟等。如有條件，可配備手提電腦，將有關(guān)資料儲存進去，供隨時查閱。

準(zhǔn)備簽約項目

為擴大招商會議的新聞和廣告效應(yīng)，可把近期較成熟的項目安排在會上簽署，要事先做好充分的準(zhǔn)備工作:

(1)抓好各單位簽約項目的上報匯總工作。

(2)準(zhǔn)備好需簽署的合同、協(xié)議及有關(guān)文件。

(3)安排好簽約項目順序，落實各方簽約人。

與當(dāng)?shù)厣绦越M織聯(lián)系合作

考慮到在當(dāng)?shù)芈?lián)絡(luò)、宣傳，選擇會場，準(zhǔn)備視聽設(shè)備，安排食宿和活動的方便，應(yīng)加強與當(dāng)?shù)厣绦越M織的聯(lián)系，包括我國駐外機構(gòu)、企業(yè)、當(dāng)?shù)厣虝?、?jīng)濟文化交流協(xié)會、貿(mào)易促進會、基金會、咨詢顧問公司等組織，并選擇其中一方為會務(wù)主要合作方。

與當(dāng)?shù)匦侣劷缏?lián)系

新聞界的源源不斷的信息經(jīng)過處理迅速輸送給社會成員，在日積月累中形成了公眾對它的依賴性，成為影響社會輿論的權(quán)威性機構(gòu)。在招商會議召開之前，應(yīng)加強與當(dāng)?shù)匦侣劷绲穆?lián)系，充分利用新聞界來大力宣傳本地區(qū)的建設(shè)成就，提高知名度和影響力，引起公眾對會議的熱心關(guān)注。

由于招商會議的議題和內(nèi)容較為專業(yè)化，為配合記者新聞稿的撰寫，應(yīng)在寄發(fā)會議邀請函的同時，附上宣傳資料及會議中心內(nèi)容簡介、背景材料、圖片等。并應(yīng)準(zhǔn)備好會議當(dāng)天派發(fā)的新聞發(fā)布稿等。

布置會場，準(zhǔn)備視聽設(shè)備

會務(wù)工作小組應(yīng)在當(dāng)?shù)睾献鳈C構(gòu)的大力協(xié)助下，組織好會場的布置工作，包括展牌的布置，主席臺、賓客席、接待處、簽約席的布置，橫幅、照明、空調(diào)、錄音輔助器材、視聽設(shè)備、電話、傳真機等設(shè)施的設(shè)置和測試。對附設(shè)酒會的場合，還需做好飲品、點心的準(zhǔn)備、訂購工作。會場接待處的兩旁，應(yīng)預(yù)留賓客送來花籃的擺放空間。

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